Las pequeñas empresas son blanco de estafas telefónicas porque siempre hay alguien que contesta, el personal está ocupado y pagar facturas es parte de la rutina diaria. Los guiones más comunes son llamadas con amenazas falsas de corte de servicios, llamadas para vender o "renovar" una ficha en un directorio o en Google, solicitudes para cambiar el destino de los pagos a proveedores y llamadas falsas de soporte técnico a la recepción. La defensa es la misma en todos los casos: nunca siga las instrucciones de la persona que llama y verifique mediante un número o canal en el que su empresa ya confíe.
Por qué los estafadores llaman a empresas en lugar de a particulares
El número de teléfono de una empresa es público por una razón. Aparece en su sitio web, sus letreros y sus fichas, de modo que cualquiera puede comunicarse con quien conteste. Esa persona muchas veces no es el propietario ni quien lleva la contabilidad, y puede que no sepa con qué proveedores trabaja la empresa o cómo se pagan normalmente las facturas. Los estafadores también saben que una interrupción de la electricidad, los pagos o la visibilidad en línea se percibe como algo costoso para una empresa, por lo que una amenaza de suspender cualquiera de ellos llama la atención de inmediato.
La FTC (agencia federal de protección al consumidor de EE. UU.) publica orientación sobre estafas contra pequeñas empresas y señala varios de los mismos patrones que se describen a continuación. Su regla general también se aplica aquí: si la persona que llama insiste en que solo puede pagar mediante transferencia bancaria, tarjeta de regalo, criptomoneda o una aplicación de pagos, es un estafador.
Llamadas con amenazas falsas de corte de servicios
La persona que llama dice que le cortarán la electricidad, el gas o el agua en el plazo de una hora si no paga una factura vencida de inmediato por teléfono. Algunas personas piden una tarjeta prepagada o una aplicación de pagos; otras ofrecen una "línea directa" para devolver la llamada.
Según la orientación de la FTC sobre quienes se hacen pasar por compañías de servicios públicos, los estafadores quieren asustarle para que pague antes de que pueda confirmar nada, y una compañía de servicios públicos real no insistirá en que pague únicamente mediante transferencia bancaria, tarjeta de regalo, criptomoneda o una aplicación de pagos. La solución es sencilla y toma unos minutos: cuelgue y llame al número impreso en su factura real del servicio o al que aparece en el sitio web oficial de la compañía.
Llamadas sobre fichas en directorios y "fichas en Google"
Este guion tiene dos versiones. En una, la persona que llama dice que la ficha de su empresa en un directorio está por vencer y necesita renovarse, o le pide a alguien que "confirme" sus datos y después envía una factura por una ficha que usted nunca solicitó. En la otra, una persona o una llamada automatizada con un mensaje pregrabado afirma que llama de Google y advierte que su empresa desaparecerá de las búsquedas o los mapas si usted no verifica sus datos o paga.
La propia página de ayuda del Perfil de Negocio de Google sobre llamadas fraudulentas indica que, si alguien llama haciéndose pasar por un representante de Google, usted debe colgar y no presionar ningún botón. Google también dice que nunca le pedirá información de pago por teléfono y que no garantiza una posición especial en sus productos. Usted puede revisar y administrar su ficha por su cuenta al iniciar sesión en su propia cuenta, sin que nadie le llame.
Enseñe al personal una frase: "No confirmamos ni aprobamos nada por teléfono. Envíelo por escrito y el propietario de nuestra empresa lo revisará". Después, asegúrese de que la factura por escrito realmente se revise antes de que alguien la pague.
Facturas falsas y cambios en los pagos a proveedores
La FTC advierte que las empresas reciben facturas por productos o servicios que nunca solicitaron, como soporte técnico, registro de dominios u optimización para motores de búsqueda, a veces marcadas como "vencidas" para ejercer presión. Después puede llegar una llamada para insistir en el pago.
Una variante más perjudicial es el cambio en los datos de pago. Alguien que aparenta ser un proveedor habitual, por correo electrónico o por teléfono, dice que sus datos bancarios cambiaron y le pide que envíe el siguiente pago a una cuenta nueva. El mensaje puede verse exactamente igual que los correos habituales del proveedor, y el identificador de llamadas puede falsificarse, por lo que ninguno de los dos demuestra quién está del otro lado. La protección consiste en establecer una regla de verificación por teléfono: antes de cambiar cualquier dato de pago, llame al proveedor a un número que ya tenga registrado, no al número del correo electrónico ni al que le dé la persona que llama. Si ya se envió dinero, comuníquese con su banco de inmediato; el Centro de Denuncias de Delitos en Internet del FBI, en ic3.gov, recibe reportes de este tipo de fraude en pagos empresariales.
Llamadas de soporte técnico a la recepción
Una persona llama y dice que representa a una empresa de software conocida, a su proveedor de internet o al "departamento de TI", y que su computadora o lector de tarjetas tiene un problema. Le pide a la persona de recepción que instale un programa o abra un sitio web para poder "arreglarlo" de forma remota.
La FTC dice que las empresas legítimas de tecnología no se comunican con usted por teléfono para informarle de un problema con su computadora. Para saber cómo suelen desarrollarse estas llamadas y qué hacer si alguien ya permitió el acceso, consulte nuestra guía sobre qué dicen y hacen quienes realizan llamadas fraudulentas de soporte técnico. Para el personal de recepción, la regla es breve: nadie obtiene acceso remoto a una computadora de la empresa a raíz de una llamada entrante.
Hábitos del personal que detienen la mayoría de estas llamadas
Los guiones cambian, pero unos cuantos hábitos sirven para casi todos:
- Nadie realiza pagos durante una llamada entrante. Los pagos pasan por su proceso habitual de aprobación, incluso cuando la persona que llama dice que es urgente.
- Verifique con un número que ya tenga. Use el número de la factura, la tarjeta, el contrato o el sitio web oficial, nunca el que le ofrezca la persona que llama.
- Tenga claro quién aprueba cada cosa. La FTC recomienda procedimientos claros para aprobar compras y facturas de proveedores con los que realmente trabaja, y pedir al personal que revise las facturas con atención.
- Tome la urgencia y los métodos de pago inusuales como una señal para detenerse. Las tarjetas de regalo, las transferencias bancarias, las criptomonedas y las aplicaciones de pagos para pagar una "factura" son señales de alerta por sí solas.
- No presione botones en llamadas automatizadas con un mensaje pregrabado. Presionar un número para "hablar con alguien" o "dejar de recibir llamadas" puede dar lugar a más llamadas.
- Anote lo ocurrido. Registre el número que apareció, la hora y lo que se dijo, para poder reportar la llamada.
Una versión breve e impresa de estas reglas junto al teléfono ayuda al personal nuevo o de tiempo parcial. Nuestra lista de verificación para protegerse de estafas telefónicas cubre los mismos aspectos para particulares y puede adaptarse a un equipo.
Qué hacer a continuación
Si su empresa recibió una de estas llamadas, repórtela. Los fraudes y las facturas falsas pueden reportarse a la FTC en ReportFraud.ftc.gov, y las llamadas no deseadas o con el identificador de llamadas falsificado también pueden reportarse a la FCC (agencia federal de comunicaciones de EE. UU.). Nuestra guía sobre cómo reportar una llamada no deseada o fraudulenta explica qué canal corresponde a su situación. Si se compartieron dinero o datos de pago, llame a su banco de inmediato usando el número de su tarjeta o estado de cuenta.